Swyddog Cynorthwyol Gweinyddol
Cefndir
Diben y swydd hon yw darparu cymorth gweinyddol i’r elusen er mwyn sicrhau bod yr elusen yn gweithredu’n effeithiol. Bydd deiliad y swydd yn cynorthwyo rheolwyr, staff, gwirfoddolwyr a chyfarwyddwyr trwy ystod o dasgau yn gysylltiedig â threfnu, gweinyddu a chyfathrebu.
Cytundeb tymor penodol un flwyddyn, rhan amser yw hwn ar gyfer 35 awr yr wythnos. Bydd deiliad y swydd yn atebol i Swyddog Arweiniol yr Elusen
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd weithio o swyddfeydd yr elusen.
Cyfrifoldebau Penodol
Cyffredinol â’r Swyddfa
- Cyfrifoldeb am ysgrifennu a chylchredeg cofnodion a nodion gweithredu o holl gyfarfodydd staff
- Ateb y ffôn a gweithgareddau sy’n ei ddilyn
- Archebu nwyddau – cynhyrchion traul / glanhau, cymorth cyntaf, defnyddiau celf
- Paratoi anfonebau a derbynebau yn ôl yr angen
- Derbyn a chofnodi taliadau oddi wrth ddefnyddwyr gwasanaeth a ariennir yn breifat
- Cynorthwyo paratoi a darparu diwrnodau agored a digwyddiadau eraill.
- Delio â gohebiaeth gan gynnwys trwy’r wefan / e-bost a sicrhau y cwblheir y gweithrediadau priodol yn ôl yr angen.
- Delio ag ymwelwyr gan gynnwys trefnu ymweliadau
- Diweddaru’r cyfryngau cymdeithasol a’r wefan
- Ffeilio a chyfrifoldebau swyddfa cyffredinol eraill.
Cymorth i Ddefnyddwyr Gwasanaeth
- Cwblhau a chyflwyno cofnodion presenoldeb wythnosol a chasglu cofnodion gweithgareddau defnyddwyr gwasanaeth.
- Trefnu trafnidiaeth ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth yn ôl yr angen.
- Drafftio llythyrau i ddefnyddwyr gwasanaeth (ee ceisiadau am wybodaeth ar gyfer cynlluniau gofal diweddaraf, nodion atgoffa, gwybodaeth gyffredinol am wasanaethau / taliadau).
- Cynnal asesiadau risg ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth a phrotocolau
- Gofyn am ddogfennau ar gyfer cynlluniau gofal yn dilyn adnabod anghenion / risgiau
- Ymateb i ymholiadau oddi wrth ofalwyr, rhieni, gwasanaethau cymdeithasol ayyb.
- Cynnal amserlenni defnyddwyr gwasanaethau i adlewyrchu newidiadau ym mhresenoldeb neu leoliadau.
- Dilyn achosion o absenoldeb â galwadau ffôn – gyda chofnodion ysgrifenedig.
- Rheoli gwaith papur ar gyfer ceisiadau cyfeirebau newydd
- Wrth dderbyn gwybodaeth gyfeirebau, ei mewnbynnu i fas data taenlenni canolog
- Diweddaru sesiynau croeso ar gyfer defnyddwyr gwasanaethau neu weithwyr cymorth.
- Casglu gwybodaeth ar gyfer adolygiadau defnyddwyr gwasanaethau (oddi ar gofnodion dyddiol, mewnbwn o ddosbarthiadau, tynnu ac uwchlwytho lluniau o’r gweithgareddau)
- Casglu a dosbarthu cylchlythyrau
Cymorth i Staff
- Cynnal cofnodion staff a hyfforddi
- Datblygu a chynnal gwaith papur croeso
- Archebu rhaglenni hyfforddi priodol
- Prosesi system gyflog
- Cynnal taflenni amser a chofnodion TOIL
- Cofnodi salwch a gwyliau
- Cynnal rota’r staff
- Rheoli asesiadau risg Covid
- Archebu a rheoli citiau prawf Covid.
- Creu a diweddaru rotâu glanhau Covid yn seiliedig ar newidiadau sifft staff
- Prosesi gwiriadau DBS (gan gynnwys ar gyfer gwirfoddolwyr)
- Archebu a dosbarthu gwisg
- Ysgrifennu adroddiadau digwyddiad yn ôl yr angen
- Cwblhau ffurflenni damwain yn ôl yr angen.
Cymorth i Wirfoddolwyr
- Cynnal manylion cyswllt ar gyfer bob gwirfoddolwr
- Cynnal rota gwirfoddolwyr
- Paratoi a chyflwyno rhaglenni croeso i holl wirfoddolwyr
- Mewnbynnu oriau gwirfoddolwyr i’r daenlen
- Gyda’r Cydlynydd Gwirfoddolwyr ddatblygu a dosbarthu cylchlythyr gwirfoddolwyr.
Sgiliau a Phrofiadau Cynorthwyydd Gweinyddol
Angenrheidiol
- Profiad gweinyddol da
- Dealltwriaeth o systemau a gweithdrefnau rheoli swyddfeydd
- Sgiliau rheoli amser rhagorol a’r gallu i aml-dasgio a blaenoriaethu gwaith.
- Rhoi sylw i fanylion a sgiliau datrys problemau
- Sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig ardderchog
- Sgiliau trefnu a chynllunio cryf
- Cyfarwydd ag MS Office
- Empathi ag amcanion a phwrpas yr elusen
Yn ddelfrydol
- Yn siarad Cymraeg
- Dealltwriaeth prosesau gwarchod data
- Cefndir ym maes gofal
- Diddordeb yn yr ardd.
Cyflog: £16544
Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau yw canol dydd ar 31 Ionawr 2022
Os hoffech chi ymgeisio am y swydd, danfonwch CV a llythyr at hr@erlas.org
