Swyddog Cynorthwyol Gweinyddol

Cefndir

Diben y swydd hon yw darparu cymorth gweinyddol i’r elusen er mwyn sicrhau bod yr elusen yn gweithredu’n effeithiol. Bydd deiliad y swydd yn cynorthwyo rheolwyr, staff, gwirfoddolwyr a chyfarwyddwyr trwy ystod o dasgau yn gysylltiedig â threfnu, gweinyddu a chyfathrebu.

Cytundeb tymor penodol un flwyddyn, rhan amser yw hwn ar gyfer 35 awr yr wythnos. Bydd deiliad y swydd yn atebol i Swyddog Arweiniol yr Elusen

Bydd rhaid i ddeiliad y swydd weithio o swyddfeydd yr elusen.

 

Cyfrifoldebau Penodol

Cyffredinol â’r Swyddfa

  • Cyfrifoldeb am ysgrifennu a chylchredeg cofnodion a nodion gweithredu o holl gyfarfodydd staff
  • Ateb y ffôn a gweithgareddau sy’n ei ddilyn
  • Archebu nwyddau – cynhyrchion traul / glanhau, cymorth cyntaf, defnyddiau celf
  • Paratoi anfonebau a derbynebau yn ôl yr angen
  • Derbyn a chofnodi taliadau oddi wrth ddefnyddwyr gwasanaeth a ariennir yn breifat
  • Cynorthwyo paratoi a darparu diwrnodau agored a digwyddiadau eraill.
  • Delio â gohebiaeth gan gynnwys trwy’r wefan / e-bost a sicrhau y cwblheir y gweithrediadau priodol yn ôl yr angen.
  • Delio ag ymwelwyr gan gynnwys trefnu ymweliadau
  • Diweddaru’r cyfryngau cymdeithasol a’r wefan
  • Ffeilio a chyfrifoldebau swyddfa cyffredinol eraill.

 

Cymorth i Ddefnyddwyr Gwasanaeth

  • Cwblhau a chyflwyno cofnodion presenoldeb wythnosol a chasglu cofnodion gweithgareddau defnyddwyr gwasanaeth.
  • Trefnu trafnidiaeth ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth yn ôl yr angen.
  • Drafftio llythyrau i ddefnyddwyr gwasanaeth (ee ceisiadau am wybodaeth ar gyfer cynlluniau gofal diweddaraf, nodion atgoffa, gwybodaeth gyffredinol am wasanaethau / taliadau).
  • Cynnal asesiadau risg ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth a phrotocolau
  • Gofyn am ddogfennau ar gyfer cynlluniau gofal yn dilyn adnabod anghenion / risgiau
  • Ymateb i ymholiadau oddi wrth ofalwyr, rhieni, gwasanaethau cymdeithasol ayyb.
  • Cynnal amserlenni defnyddwyr gwasanaethau i adlewyrchu newidiadau ym mhresenoldeb neu leoliadau.
  • Dilyn achosion o absenoldeb â galwadau ffôn – gyda chofnodion ysgrifenedig.
  • Rheoli gwaith papur ar gyfer ceisiadau cyfeirebau newydd
  • Wrth dderbyn gwybodaeth gyfeirebau, ei mewnbynnu i fas data taenlenni canolog
  • Diweddaru sesiynau croeso ar gyfer defnyddwyr gwasanaethau neu weithwyr cymorth.
  • Casglu gwybodaeth ar gyfer adolygiadau defnyddwyr gwasanaethau (oddi ar gofnodion dyddiol, mewnbwn o ddosbarthiadau, tynnu ac uwchlwytho lluniau o’r gweithgareddau)
  • Casglu a dosbarthu cylchlythyrau

Cymorth i Staff

  • Cynnal cofnodion staff a hyfforddi
  • Datblygu a chynnal gwaith papur croeso
  • Archebu rhaglenni hyfforddi priodol
  • Prosesi system gyflog
  • Cynnal taflenni amser a chofnodion TOIL
  • Cofnodi salwch a gwyliau
  • Cynnal rota’r staff
  • Rheoli asesiadau risg Covid
  • Archebu a rheoli citiau prawf Covid.
  • Creu a diweddaru rotâu glanhau Covid yn seiliedig ar newidiadau sifft staff
  • Prosesi gwiriadau DBS (gan gynnwys ar gyfer gwirfoddolwyr)
  • Archebu a dosbarthu gwisg
  • Ysgrifennu adroddiadau digwyddiad yn ôl yr angen
  • Cwblhau ffurflenni damwain yn ôl yr angen.

 

Cymorth i Wirfoddolwyr

  • Cynnal manylion cyswllt ar gyfer bob gwirfoddolwr
  • Cynnal rota gwirfoddolwyr
  • Paratoi a chyflwyno rhaglenni croeso i holl wirfoddolwyr
  • Mewnbynnu oriau gwirfoddolwyr i’r daenlen
  • Gyda’r Cydlynydd Gwirfoddolwyr ddatblygu a dosbarthu cylchlythyr gwirfoddolwyr.

 

Sgiliau a Phrofiadau Cynorthwyydd Gweinyddol

Angenrheidiol

  • Profiad gweinyddol da
  • Dealltwriaeth o systemau a gweithdrefnau rheoli swyddfeydd
  • Sgiliau rheoli amser rhagorol a’r gallu i aml-dasgio a blaenoriaethu gwaith.
  • Rhoi sylw i fanylion a sgiliau datrys problemau
  • Sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig ardderchog
  • Sgiliau trefnu a chynllunio cryf
  • Cyfarwydd ag MS Office
  • Empathi ag amcanion a phwrpas yr elusen

Yn ddelfrydol

  • Yn siarad Cymraeg
  • Dealltwriaeth prosesau gwarchod data
  • Cefndir ym maes gofal
  • Diddordeb yn yr ardd.

 

Cyflog: £16544

Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau yw 1 Rhagfyr 2021

Os hoffech chi ymgeisio am y swydd, danfonwch CV a llythyr at hr@erlas.org